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/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10216.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  3.2 KB  |  119 lines
  1. Recurring General Journal Transactions
  2.  
  3. Use General Journal Entry to record recurring general journal transactions.
  4.  
  5.  
  6.  
  7. General Journal transactions that must be posted time and again‚Äîlike 
  8.  
  9. depreciation or accrued expenses‚Äîare best saved as recurring transactions.  
  10.  
  11. When you save a transaction as recurring, M.Y.O.B. puts a copy of the transaction 
  12.  
  13. in a separate list of recurring transactions.  Anytime you need to post one, just 
  14.  
  15. click Use Recurring, verify the date and journal number and post it.  There is no 
  16.  
  17. need to reenter the transaction detail (although you may if you wish).
  18.  
  19.  
  20.  
  21. ÀáSave as RecurringÀá
  22.  
  23. Every recurring transaction needs a name.  M.Y.O.B. keeps the list of recurring 
  24.  
  25. transactions in alphabetical order.  Enter up to 30 characters.  Additionally, you 
  26.  
  27. should specify the frequency of the transaction.  If you do, M.Y.O.B. can include a 
  28.  
  29. posting reminder in your To-Do list and, if the transaction affects a checking
  30.  
  31. account, adjust for it on your Cash Flow Worksheet.
  32.  
  33.  
  34.  
  35. ÀáNote:Àá  If you save a transaction as recurring with the incorrect name or 
  36.  
  37. frequency, do not re-save it.  Click Use Recurring, select the transaction and 
  38.  
  39. click Edit.  Change the name or frequency and click Record.
  40.  
  41.  
  42.  
  43. ÀáNote:Àá  Any recurring transaction with a frequency of 'Other' is not included in 
  44.  
  45. your To-Do List or Cash Flow Worksheet.
  46.  
  47.  
  48.  
  49. ÀáUse RecurringÀá
  50.  
  51. Click Use Recurring and your recurring transactions are displayed 
  52.  
  53. alphabetically by name.  M.Y.O.B. lists every transaction frequency, date last 
  54.  
  55. recorded and due date.  Due date is calculated by taking the last recorded date and 
  56.  
  57. adding the number of days in the frequency (adjusted forward for nonbusiness 
  58.  
  59. days.)  If there is an asterisk after the due date, it means that the transaction is 
  60.  
  61. currently overdue.  It is for your information only.  M.Y.O.B. doesn‚Äôt care if you 
  62.  
  63. record it or not.
  64.  
  65.  
  66.  
  67. To search for a transaction, type a few letters of its name and press Tab.  
  68.  
  69. Double-click the desired transaction or select it (with a single click) and press 
  70.  
  71. Return.  The transaction is displayed, ready to be modified (if needed) and 
  72.  
  73. recorded.
  74.  
  75.  
  76.  
  77. ÀáNote:Àá  The memo and transaction detail (accounts, amounts, etc.) of a recurring 
  78.  
  79. transaction are the same as the last time it was recorded.  The date and journal 
  80.  
  81. number change.  Feel free to change any entry before recording. 
  82.  
  83.  
  84.  
  85. ÀáNote:Àá  You need only save a transaction as recurring once.  You should not save it 
  86.  
  87. as recurring every time you Record it.
  88.  
  89.  
  90.  
  91. ÀáChanging a Recurring TransactionÀá
  92.  
  93. To change a recurring transaction‚Äôs name or frequency, click Use Recurring, 
  94.  
  95. select the transaction and click Edit.  To change the detail (memo, accounts, 
  96.  
  97. amounts, etc.) of a transaction, wait until the next time you need to use it.  When 
  98.  
  99. it is displayed, change it before recording.  The next time you use it, the new 
  100.  
  101. detail will be displayed.
  102.  
  103.  
  104.  
  105. ÀáDeleting a Recurring TransactionÀá
  106.  
  107. To delete a recurring transaction from your list, click Use Recurring, select it 
  108.  
  109. and click Delete.
  110.  
  111.  
  112.  
  113. ÀáNote:Àá  Deleting a recurring transaction only deletes it from your list of 
  114.  
  115. recurring transactions.  All actual transactions recorded previously using this 
  116.  
  117. recurring transaction are not affected.
  118.  
  119.